LOT Aircraft Maintenance Services Sp. z o.o. Warszawa04.11.2026

ZAPYTANIE OFERTOWE

Dot Kompleksowej organizacji spotkań świątecznych dla pracowników LOTAMS w przestrzeniach hangarowych w dwóch lokalizacjach Warszawa oraz Rzeszów

Organizatorem postępowania ofertowego jest LOT Aircraft Maintenance Services Sp. z o.o.
z siedzibą w Warszawie, przy ul. KOR 45C 02-146 Warszawa, zarejestrowana
w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000352848, której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy KRS, posiadającej numer NIP 522-294-67-95 .

Przedmiot zapytania ofertowego

Prosimy o przesłanie oferty na kompleksową organizację 2 spotkań świątecznych dla pracowników LOTAMS w hangarze w Warszawie oraz Rzeszowie, zgodnie z poniższym zakresem. Celem jest zapewnienie cateringu, przytulnej aranżacji świątecznej oraz oprawy muzycznej i technicznej sprzyjającej integracji pracowników.

Zakres:

Dane organizacyjne

● Lokalizacja 1 (Warszawa): Hangar 4 Spółki LOTAMS Warszawa ul. Komitetu Obrony Robotników 45C, 02-146 Warszawa.

o Liczba uczestników: Estymacja ok. 1500 osób.

o Termin wydarzenia 14.12 – Warszawa,

● Lokalizacja 2 (Rzeszów): Hangar Spółki LOTAMS Rzeszów - Jasionka 947A 36-002 Jasionka.

o Liczba uczestników: Estymacja ok. 350-380 osób.

o Termin wydarzenia: Drugi tydzień grudnia (7-11/12)

o Godziny wydarzenia i obsługi muzycznej: 12:00-16:00 (4 h) dla obu lokalizacji.

● Osoba kontaktowa LOTAMS: Aleksandra Szczepkowska, aleksandra.szczepkowska@lotams.com, +48 532 039 030.

Charakter i aranżacja

● Wykonawca przygotuje spójną aranżację nadającą hangarom ciepły, przytulny i wyraźnie świąteczny charakter. Spotkanie obejmuje wspólne posiłki i rozmowy w kuluarach przy spokojnej muzyce świątecznej w tle. Głównymi elementami oprawy będą pięknie udekorowane choinki (żywe, z lampkami w jednym, ciepłym kolorze), girlandy i dekoracje stołów. Koncepcja oraz plan ustawienia wymagają akceptacji LOTAMS przed realizacją.

● Wydzielenie przestrzeni kurtynami pipe & drape (wysokość min. 3 metry) oraz osłonięcie zaplecza technicznego i cateringowego.

● Wyznaczenie strefy cateringowej oraz komfortowej przestrzeni do rozmów w kuluarach, ze stolikami i miejscami siedzącymi.

● Zapewnienie stołów, krzeseł i stolików koktajlowych o średnicy blatu ok. 80 cm z obrusami (preferowany czarny, ew. biały/kremowy) lub pokrowcami, dostosowanych do liczby gości. Dla Warszawy min. 15 sztuk stolików koktajlowych, dla Rzeszowa również min. 15 sztuk.

● Zachowanie swobodnych ciągów komunikacyjnych, dostępu do wyjść ewakuacyjnych i wyposażenia obiektu (ograniczenie dekoracji w strefie stolików koktajlowych).

Dekoracje świąteczne i plansze

● Udekorowane choinki z lampkami o ciepłej barwie przy wejściu oraz w głównych strefach wydarzenia (wysokość drzewek min. 250 cm).

● Girlandy, dekoracje wejścia i świąteczne stroiki na stołach oraz stolikach koktajlowych, w spójnej kolorystyce uzgodnionej z LOTAMS.

● Dekoracje świetlne LED bez otwartego ognia.

● Plansze z napisem „Spotkanie świąteczne dla pracowników LOTAMS", logo spółki i grafiką świąteczną (wymiary min. 100x150 cm na stabilnych stojakach), ustawione przy wejściu i w głównej strefie spotkania.

● Czytelne oznakowanie szatni i pozostałych stref. Zakres obejmuje projekty graficzne do akceptacji, druk, stojaki lub konstrukcje oraz montaż i demontaż.

Oświetlenie i nagłośnienie

● Ciepłe oświetlenie dekoracyjne, podświetlenie kurtyn pipe & drape, choinek i wybranych elementów aranżacji.

● Ciepłe, łagodne oświetlenie części cateringowej, miejsca przemówień i przestrzeni do rozmów, zapewniające przytulny nastrój.

● Nagłośnienie dobrane do akustyki hangaru i liczby uczestników oraz co najmniej dwa mikrofony (bezprzewodowe lub z długim przewodem min. 10 m) do przemówień i życzeń.

LOTAMS zapewnia możliwość podłączenia się do rozdzielni (dowolna moc).

● Obsługa dźwięku i oświetlenia przez cały czas wydarzenia, próba techniczna oraz zabezpieczenie okablowania (w tym najazdy ze strony wykonawcy lub LOTAMS)

Świąteczna muzyka w tle

● Zapewnienie osoby odpowiedzialnej za odtwarzanie muzyki w tle wraz z niezbędnym sprzętem przez uzgodniony czas spotkania (ewentualne materiały na nośnikach CD/pendrive po stronie oferenta).

● Spokojna muzyka świąteczna w tle (kolędy, piosenki świąteczne) podczas powitania, posiłków oraz rozmów w kuluarach przez cały czas spotkania.

● Repertuar do uzgodnienia z LOTAMS. Głośność powinna umożliwiać swobodne rozmowy w całej przestrzeni. Program nie obejmuje tańców, parkietu ani prowadzenia zabaw tanecznych.

Szatnia

● Wydzielona szatnia ze stabilnymi stojakami i wieszakami na odzież wierzchnią dla wszystkich uczestników (dopasowana do szacowanej liczby gości w każdej lokalizacji).

● Obsługa szatni i numerki do oznaczania odzieży. Szatnia powinna być estetycznie wkomponowana w przestrzeń spotkania.

Catering i obsługa

Wykonawca zapewni catering świąteczny wraz z obsługą kelnerską, zastawą (jednorazową na miejscu oraz dla chętnych opakowaniami na wynos), sztućcami, szkłem, serwetkami i wyposażeniem do serwisu. Impreza w formie stojącej.

● Menu (zgodnie z wytycznymi):

○ Pierogi z kapustą

○Krokiety z kapustą i grzybami

○Barszcz czerwony serwowany w kubkach jednorazowych

○2–3 dodatkowe dania na zimno/przekąski (propozycja oferenta)

○2–3 dodatkowe dania mięsne z dodatkami na ciepło (propozycja oferenta)

○Ciasta/desery (propozycja oferenta oparta o tradycyjne ciasta)

●Napoje:

○Kawa z ekspresu, mleko, cukier

○Herbata

○Napoje zimne (min. dwa rodzaje soków, napoje gazowane)

○Woda

● Dodatkowe ustalenia:

○ Pracownicy pracują w systemie zmianowym i będą przychodzić w turach przez 4 godziny. Najwięcej osób przyjdzie w godzinach 12:00-13:30.

○Uwzględnienie opcji wegetariańskich i zgłoszonych potrzeb dietetycznych oraz oznaczenie alergenów.

○Bieżące uzupełnianie bufetów, zbieranie naczyń i utrzymanie porządku podczas spotkania.

○Całe pozostałe po evencie jedzenie powinno być przepakowane w pojemniki jednorazowe i przekazane LOTAMS.

○ Płyny do dezynfekcji rąk na każdym stole.

○Duże eleganckie kosze na śmieci wraz z workami (min. 10 sztuk), odpady do kontenerów LOTAMS.

Koordynacja i logistyka

● Wyznaczenie koordynatora wykonawcy odpowiedzialnego za przygotowanie i realizację wydarzenia.

● Transport, rozładunek, montaż, próby techniczne, obsługa, demontaż i uporządkowanie przestrzeni.

● Uzgodnienie harmonogramu prac z LOTAMS i przestrzeganie zasad dostępu oraz pracy na terenie obiektu. Wejście na teren Lotniska odbywa się po uprzednim zgłoszeniu osób oraz aut, na podstawie aktualnych dokumentów tożsamości.

● Zapewniony parking dla aut oferenta.

Wymagania dot. Wykonawcy:

Oferta powinna obejmować wszystkie koszty niezbędne do realizacji zakresu i zawierać:

● Koncepcję aranżacji, plan rozmieszczenia stref oraz zdjęcia referencyjne lub wizualizację.

● Zestawienie ilościowe wyposażenia: długość i wysokość kurtyn, liczba i wysokość choinek, liczba mebli, dekoracji i plansz wraz z wymiarami.

● Propozycję menu, opis nagłośnienia i oświetlenia oraz godziny pracy obsługi muzycznej, techników, obsługi kelnerskiej i szatni.

● Kosztorys z ilościami, cenami jednostkowymi, wartościami netto, VAT i brutto; osobne wskazanie kosztów transportu, montażu, obsługi oraz demontażu.

Warunki płatności, ważność oferty oraz odrębne ceny ewentualnych elementów opcjonalnych

Oferta musi zawierać następujące informacje:

1. Pełną nazwę firmy.

2. Adres Oferenta (siedziba/miejsce prowadzenia działalności).

3. Wskazanie LOT Aircraft Maintenance Services Sp. z o.o. jako adresata oferty.

4. Oferowaną cenę netto w PLN

5. Wykazanie dokumentów potwierdzających doświadczenie

6. Okres ważności oferty.

7. Wskazanie osoby odpowiedzialnej za kontakty z LOTAMS wraz z danymi do kontaktu.

Zasady przygotowania i składania ofert

1. Ofertę należy przesłać poprzez platformę Logintrade

Kryteria oceny oferty:

1. Cena.

2. Doświadczenie

3. Jakość oferty

4. Kompleksowość (różnorodność menu)

Przebieg postępowania ofertowego:

1. Organizator zastrzega sobie prawo do swobodnej oceny i wyboru ofert. W szczególności dopuszcza możliwość wyboru dwóch najlepszych ofert w celu prowadzenia dalszych negocjacji na zasadach podwójnej wyłączności.

2. Wybór oferty i przekazanie przez Organizatora informacji o wyborze oferty nie stanowi przyjęcia oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego i nie oznacza zawarcia umowy pomiędzy Oferentem i Organizatorem. W celu uniknięcia wątpliwości ustala się, że informacja o wyborze oferty będzie stanowić zaproszenie do dalszych rozmów.

3. Zawarcie umowy z wybranym Oferentem nastąpi po ustaleniu szczegółowych warunków.

4. Organizator zastrzega sobie możliwość zamknięcia postępowania ofertowego bez wybrania którejkolwiek z ofert, jak też unieważnienia postępowania ofertowego, również po dokonaniu wyboru jednej z ofert.

5. Złożenie oferty oznacza zapoznanie się z niniejszymi warunkami postępowania ofertowego oraz zaakceptowanie ich bez zastrzeżeń.

6. Wszystkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty ponosi Oferent.

7. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany warunków postępowania ofertowego do chwili wybrania jednej z ofert.

8. Wykonawca zobowiązany będzie do zachowania poufności informacji uzyskanych w związku z realizacją zamówienia.

W celu uzyskania dodatkowych informacji Oferenci proszeni są o kontakt poprzez platformę Logintrade