ZAPYTANIE O CENĘ CATERINGU ŚWIĄTECZNEGO DLA PRACOWNIKÓW SPÓŁKI LOTAMS W DN. 12 lub 13 grudnia 2024 roku w Rzeszowie

Osoba do kontaktu, wizja lokalna: Eliza Mosionek, 536 360 555,eliza.mosionek@lotams.com

1. Podstawowe informacje

1.1 Data wydarzenia: 12 lub 13 grudnia 2024 r.

1.2 Godziny: 12:00 – 16:00 (4 h).

1.3 Miejsce organizacji Wigilii : hangar Spółki LOTAMS w Rzeszowie Jasionka

1.4 Łączna liczba pracowników: 200 osób

1.5 Lokalizacja: Hangar jest zlokalizowany na terenie Portu Lotniczego Rzeszów-Jasionka.

1.6 Wejście na teren Lotniska odbywa się po uprzednim zgłoszeniu osób oraz aut, na podstawie aktualnych dokumentów tożsamości.

2. Podstawowe założenia organizacyjne

2.1 Menu:

· pierogi z kapustą,

· krokiety z kapustą i grzybami,

· barszcz czerwony serwowany w kubkach jednorazowych,

· 2/3 dodatkowe dania na zimno/przekąski (propozycja oferenta),

· 2/3 dodatkowe dania mięsne z dodatkami na ciepło (propozycja oferenta)

· Ciasta/desery (ewentualnie propozycja oferenta oparta o tradycyjne ciasta),

· Kawa z ekspresu, mleko, cukier,

· Herbata,

· Napoje zimne (min. dwa rodzaje soków)

· Woda.

2.2 Zastawa – jednorazowa na miejscu oraz dla chętnych pracowników opakowania na wynos (zarówno na barszcz jak i na przekąski oraz dania ciepłe), serwetki.

2.3 Obsługa kelnerska.

2.4 Impreza stojąca.

2.5 Wyposażenie dodatkowe – stoły koktajlowe – min. 15 sztuk oraz stoły pod bufety. Stoły będą wyposażone także w odpowiednie obrusy czy zakładane na stoliki koktajlowe eleganckie materiały. Preferowany kolor obrusów to czarny, ew. biały/kremowy.

2.6 Pobór prądu – na miejscu – oferent zapewnia we własnym zakresie system podłączenia do rozdzielni (dowolna moc), LOTAMS może zapewnić najazdy (do potwierdzenia).

2.7 Pobór wody bieżącej w razie potrzeby na miejscu.

2.8 Parking dla aut oferenta – zapewniony.

2.9 Duże eleganckie kosze na śmieci wraz z workami – min. 10 sztuk – odpady do kontenerów LOTAMS.

2.10 Płyny do dezynfekcji rąk na każdym stole.

2.11 Wymóg noszenia maseczek ochronnych przez obsługę w trakcie montaży i demontaży – do ustalenia w zależności od sytuacji epidemiologicznej.

2.12 Wymóg noszenia maseczek ochronnych przez obsługę w czasie trwania wydarzeń – do ustalenia w zależności od sytuacji epidemiologicznej.

2.13 Preferowana obsługa w pełni zaszczepiona przeciwko COVID-19.

3. Zasady serwowania menu:

Pracownicy LOTAMS pracują 24 godziny na dobę w systemie zmianowym. Miejsce pracy to hangar LOTAMS – gdzie będzie odbywało się główne wydarzenie.

Pracownicy będą przychodzić w turach przez 4 godziny. Najwięcej osób przyjdzie w godzinach 12:00-13:30.

Uwaga!

Całe pozostałe po evencie jedzenie powinno być przepakowane w pojemniki jednorazowe
i przekazane LOTAMS

Budżet: 25 000 zł netto (słownie dwadzieścia pięć tysięcy złotych netto).

4. Dekoracje

Dekoracje nawiązujące do świąt Bożego Narodzenia (duże i małe, również te na stół) – przygotowanie propozycji oferenta. Dekoracje powinny znajdować się na całym terenie odbywania się spotkania wigilijnego, lecz zapewniać bezpieczny ciąg komunikacyjny oraz nie ograniczać pracowników w trakcie konsumpcji czy pobierania jedzenia (ograniczenie dekoracji w strefie stolików koktajlowych). Jako główna dekoracja kilka dużych żywych choinek, które będą udekorowane lampkami w jednym, ciepłym kolorze.

Oprawa muzyczna wydarzenia wraz z nagłośnieniem w trakcie wydawania cateringu (kolędy, piosenki świąteczne) – przygotowanie propozycji oferenta. Sprzęt audio, głośniki, dwa lub trzy mikrofony oraz ewentualne materiały na nośnikach CD lub pen drive po stronie oferenta. LOTAMS zapewnia możliwość podłączenia się do rozdzielni (dowolna moc). Proszę pamiętać o odpowiedniej liczbie głośników do zabezpieczenia całego terenu spotkań wigilijnych oraz o zapewnieniu długiego przewodu do mikrofonu lub mikrofonu bezprzewodowego.

Możliwe jest wcześniejsze zapoznanie się z dostępną przestrzenią do zagospodarowania w trakcie wizji lokalnej.

5. Oferta musi się składać z:

5.1 Oferty cenowej podanej w kwocie netto cateringu oraz dekoracji.

5.2 Propozycja menu, zgodnie z wytycznymi z pkt. nr 2.1.

6. Przebieg postępowania ofertowego:

1. Organizator zastrzega sobie prawo do swobodnej oceny i wyboru ofert. W szczególności dopuszcza możliwość wyboru dwóch najlepszych ofert w celu prowadzenia dalszych negocjacji na zasadach podwójnej wyłączności.

2. Wybór oferty i przekazanie przez Organizatora informacji o wyborze oferty
nie stanowi przyjęcia oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego i nie oznacza zawarcia umowy pomiędzy Oferentem i Organizatorem. W celu uniknięcia wątpliwości ustala się, że informacja o wyborze oferty będzie stanowić zaproszenie do dalszych rozmów.

3. Zawarcie umowy z wybranym Oferentem nastąpi po ustaleniu szczegółowych warunków (treści) umowy.

4. Organizator zastrzega sobie możliwość zamknięcia postępowania ofertowego
bez wybrania którejkolwiek z ofert, jak też unieważnienia postępowania ofertowego, również po dokonaniu wyboru jednej z ofert.

5. Złożenie oferty oznacza zapoznanie się z niniejszymi warunkami postępowania ofertowego oraz zaakceptowanie ich bez zastrzeżeń.

6. Wszystkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty ponosi Oferent. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany warunków postępowania ofertowego
do chwili wybrania jednej z ofert.

Oferty należy nadsyłać przez platformę zakupową LOGINTRADE do 18 listopada 2024 roku do godziny 12:00.